Medewerker uit dienst? Inlog blokkeren!

Binnen iedere organisatie komt het voor dat medewerkers na verloop van tijd vertrekken. Veelal gaat dit gepaard met het overdragen van werkzaamheden, afscheid nemen van collega’s en het inleveren van bedrijfseigendommen zoals bijvoorbeeld sleutels, telefoon, laptop, etc. Wat vaak minder hoog op het lijstje staat bij sommige organisaties is het blokkeren van gebruikersaccounts terwijl dit juist iets is wat je niet over het hoofd wilt zien.

Bedenk eens welke schade een medewerker een organisatie kan aandoen als hij of zij bij een organisatie vertrekt en de mogelijkheid tot inloggen wordt niet geblokkeerd. Deze kunnen desastreus zijn en dan met name als een dienstverband op een “niet zo prettige” manier wordt opgezegd.

Als medewerkers uit dienst zijn dan moet toegang tot bedrijfsinformatie en e-mail geblokkeerd worden. Als organisatie wil je niet dat oud-medewerkers alsnog toegang hebben tot deze informatie. In de praktijk zien wij dat inloggegevens van “oud”-medewerkers nog weleens blijven bestaan. Om de organisatie te beschermen is ons advies om zodra een medeweker uit dienst is de inloggegevens te laten opheffen. Als bepaalde gegevens bewaard moeten blijven dan kan er nog voor gekozen worden om een wachtwoord te wijzigen zodat het account nog een tijdje kan blijven bestaan, maar dan nog wil je deze zo snel mogelijk definitief opheffen. Vergeet hierbij ook niet om wachtwoorden van gedeelde accounts te wijzigen.

Veel organisaties hebben een checklist voor als iemand uitdienst gaat. Het opheffen van inloggegevens kan opgenomen worden in deze uitdienstchecklist. Dan zou dit in principe niet vergeten mogen worden (tenzij men de checklist niet volgt) en wordt alles netjes aan het einde van het dienstverband opgeheven. Eenzelfde soort checklist zou ook toegepast kunnen worden bij indiensttreding. Zo weet je zeker dat alles wat moet gebeuren bij het in dienst nemen van een nieuwe medewerker wordt geregeld. Het is dan uiteraard wel van belang dat er iemand binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het aftekenen van de checklist en dat deze om de zoveel tijd wordt gereviewd en eventueel aangepast of aangevuld.