Opleidingsbedrijf Installatiewerk 2017-12-03T12:17:56+00:00
Deze ICT-slag leidde niet alleen tot méér efficiency maar ook tot een organisatie waarvan de medewerkers zich nu meer met elkaar verbonden voelen.

We zijn op bezoek bij opleidingsbedrijf Installatiewerk Brabant-Zeeland in Breda, één van de acht vestigingen uit de landelijke organisatie die de praktijklessen in het installatievak voor haar rekening neemt en leerlingen van ROC-scholen overal in het land detacheert. Medio 2012 ontstond de behoefte om een efficiencyslag in de eigen automatisering te maken. De verschillende vestigingen werkten niet op dezelfde wijze.

Volgens Rieke Oosterveld, landelijk support coördinator ICT en haar collega Alexander Leusink, kwaliteitsmanager en ook verantwoordelijk voor de lokale ICT voor de vestigingen van Brabant Zeeland, is Parentix een betrouwbare leverancier gebleken. “Men begreep dat het bij ons verder ging dan alleen het oplossen van een ICT-probleem,” zegt het tweetal.

De initiële uitdaging was helder. “Alle vestigingen hadden allemaal hun eigen servers,” vertelt Alexander. “Iedereen had het op een andere manier geregeld. Dat merkte je onder andere bij de updates. Die moesten we dus zeven keer uitvoeren. Dat was gedoe. En niet efficiënt. En dus kom je op een gegeven moment op de vraag of er niet schaalvoordelen te behalen zijn als we alles bij één leverancier zouden neerleggen. Eigenlijk dus gewoon ‘gezond verstand’.”

Rieke sluit hierop aan: “We werkten al met Exact Globe en Exact Synergy. Via deze weg kwamen we in contact met Parentix. Snel werd duidelijk dat we het werk in een aantal fases konden opdelen. We kozen het voor ons handige moment voor de overstap en dat was gedurende de Kerstperiode. Als eerste werd de mail overgezet; eindelijk hadden alle medewerkers een zelfde extensie in het mailadres. Er zijn geen regionale uitingen meer, maar er is één landelijke uitstraling ontstaan. De tweede stap betrof het overzetten van de documenten. Dat is letterlijk in de kerstvakantie gebeurd. In de tweede week van januari konden alle medewerkers inloggen via één extern bureaublad.”

Ging alles dan werkelijk zo soepel? Rieke en Alexander moeten lachen. “Het is en blijft een combinatie van techniek en mensenwerk. Natuurlijk ging er wel eens wat mis. Maar voor ons geldt dan het criterium hoe de leverancier met die acute knelpunten omgaat. En dáár zijn we tevreden over. We voelden aan de medewerkers van de helpdesk van Parentix dat we een ‘hoge prioriteit’ hadden.”

Volgens Rieke is communicatie daarin het sleutelwoord. “Ik ben zelf als ICT’er eigenlijk een echte ‘nerd’, en dan is het dus maar afwachten hoe de interactie met collega ‘nerds’ verloopt.” En dan lachend: “Maar ‘nerds’ voelen elkaar aan. Ik heb zelfs een keer om half 1 ’s nachts contact gehad met de helpdesk om een issue te verhelpen. Als het dan klikt, dan kom je tot het beste resultaat. En… we hebben ’s nachts ook huilend van het lachen om één of andere grap ook nog wat met elkaar gedold aan de telefoon. Helemaal prima dus. Dát is wat we zoeken bij een leverancier. Zakelijkheid, oplossingsgericht, deskundigheid én ook gewoon een leuk persoonlijk contact.”

Intussen is de complete migratie voltooid en werken alle landelijke vestigingen identiek. “De ICT-uitdaging is dus opgelost. Maar er is een ander wonderlijk positief effect,” besluit het tweetal. “De zeven aangesloten verschillende regio’s zijn op het persoonlijk vlak naar elkaar toe gegroeid. Er is plots meer synergie ontstaan tussen de mensen die elkaar nooit persoonlijk zien. Mooi! Met andere woorden: deze ICT-slag leidde niet alleen tot méér efficiency maar ook tot een organisatie waarvan de medewerkers zich nu meer met elkaar verbonden voelen.”

Het resultaat is dat de zeven locaties in Nederland intussen volledig gebruik van het hosted platform maken. Hierop wordt een complex geheel van applicaties aangeboden aan de ruim 200 gebruikers. De applicaties die gebruikt worden zijn: Exact Globe, Exact Synergy Enterprise, Microsoft Reporting Services, Microsoft Office, Hosted Exchange en een maatwerk weburen portal geïntegreerd met Exact. In totaal maken ruim 200 backoffice gebruikers en 4000 leerlingen dagelijks gebruik van het platform. “De migratie was een enorme klus, maar het resultaat stemt ons uiterst tevreden” besluit Rieke Oosterveld.

X