Reisorganisatie Sawadee helder over eisen aan IT-leverancier:
‘Begrijpen wat ons onmiddellijk belang is’
Floris Fluitsma - Managing Director, Sawadee reizen

Business case
Sinds 2008 werkt de in Amsterdam gevestigde reisorganisatie Sawadee samen met Parentix. Volgens Managing Director Floris Fluitsma, kan zijn organisatie qua structuur het beste getypeerd worden als ‘conventioneel’. “Aan de voorkant de Sales en Marketing. Aan de achterkant de afdelingen Finance en Product/Operations. Vanzelfsprekend zijn we afhankelijk van een goed werkende IT-structuur. Het platform waarop onze software draait, dient dus onvoorwaardelijk te functioneren.”
En met ‘onvoorwaardelijk’ legt Floris meteen een duidelijke uitdaging neer bij zijn leverancier. “Natuurlijk begrijpen we dat ‘techniek’ gewoon ‘techniek’ is en dat er altijd iets mis kan gaan. Essentieel is dan dat we op zo’n moment de gevraagde ondersteuning ontvangen. Én, dat er wordt meegedacht om IT-technische zaken te verbeteren.”

In 2008 constateerde Sawadee dat de eigen infrastructuur sterk was verouderd. “Bovendien zaten we toen in een fase waarin we ons afvroegen of we werkelijk alles in eigen beheer wilden doen. We deden namelijk alles in-house, ‘er even bij’. De discussie over wat feitelijk onze core business was, ontstond in de organisatie. Natuurlijk ligt bij ons de focus op de ontwikkeling en verkoop van (groeps)reizen. We ontdekten echter dat we té veel energie kwijt waren aan alle IT-gerelateerde knelpunten. Daar moesten we op gaan sturen.”

Floris voegt daar aan toe dat het in die fase ook aan structurele continuïteit ontbrak. “En er ontstond een behoefte aan het-op-afstand-kunnen-werken. Dat zat hem uiteraard ook in de tijdgeest van toen, Wij waren daarom met name op zoek naar een leverancier die alle vragen zélf kon beantwoorden. Dat een leverancier misschien zaken uitbesteedt, is prima, maar het hebben van één aanspreekpunt had voor ons wel de prioriteit. We zoeken immers gemak.”

Ervaring met Parentix
“In de eerste twee jaar – moet ik eerlijk zeggen – hebben we toch nog wel wat storingen ervaren,” vervolgt Floris. “Maar mede door de sterk verbeterde technologie, konden we uiteindelijk wel een nieuwe stap maken. Min of meer kostenneutraal veranderden we in ons werken van een ‘shared’ omgeving naar een ‘private’ omgeving, wat ook de data-veiligheid verhoogde. Onze organisatie is in het bezit van veel persoonlijke klantgegevens van de reizigers die bij ons hebben geboekt. Dáár kunnen we dus niets aan het toeval overlaten.”

Volgens Floris moet een leverancier vooral begrijpen wat de business van de klant behelst. “Nee, hij hoeft zich niet te verdiepen in elk aspect van onze werklogistiek. Maar hij moet zich wel realiseren wat ons onmiddellijk belang is. Ik verwacht in die zin pro-activiteit van de medewerkers van een leverancier. Prima – tot op zekere hoogte – als we een storing hebben, en helemaal prima als dit wordt opgelost. Maar nóg beter is het als er een laag dieper wordt gekeken. Waar komt de storing vandaan en hoe kunnen we een dergelijke storing definitief voorkomen?”

Floris is tevreden over de samenwerking met Parentix. “Onze moederorganisatie PEAK onderzoekt nu hoe de IT-structuur wereldwijd moet worden ingericht. Men neemt de wijze waarop wij het in Amsterdam hebben gedaan, vaak als voorbeeld en ik hoop van harte dat al onze zusterorganisaties over de hele wereld die structuur uiteindelijk ook mogen adopteren. Hoe dát loopt, is overigens even afwachten. Maar het zou mooi zijn als we Parentix in deze mooie ontwikkeling kunnen meenemen. Want, IT-platforms dienen onvoorwaardelijk te functioneren. Niets meer en niets minder.”