Als Jort wordt gevraagd wat voor hem het állerbelangrijkste aspect waar een leverancier rekening mee moet houden, dan komt het antwoord meteen: De betrouwbaarheid!
Jort Janssen - Financieel manager, Soldaat van Oranje

Als je in slechts een paar jaar toegroeit naar 1,4 miljoen bezoekers(!) en dagelijks 150 medewerkers aan de slag hebt, dan weet je dat je eigen automatisering – en alle aanverwante software – beslist op orde moet zijn. Onvoorwaardelijk! We zijn in gesprek met Jort Janssen, financieel manager en daardoor overall verantwoordelijk voor alle financiële cijfers binnen het in Amsterdam gevestigde NEW Productions BV. Het belangrijkste product? De succesvolle theatervoorstelling Soldaat van Oranje – De Musical. “Toen we in première gingen, verwachtten we dat de voorstelling ‘slechts’ een half jaar zou lopen. Nú weten we al zeker dat we doorgaan tot en met maart 2015. We zijn ineens een écht bedrijf geworden!”

Als Jort terugdenkt aan zijn beginperiode (Jort is per oktober 2011 betrokken bij NEW Productions BV.), verschijnt er een glimlach op zijn gezicht. “Als ik heel eerlijk ben, dan waren we op het gebied van automatisering niet echt goed georganiseerd in die periode. Ja, ik zou zelfs van een soort houtje-touwtje structuur willen spreken. We werkten met consumentenoplossingen; alles was heel kwetsbaar. Maar ja, als je dan op een gegeven moment voelt dat er flinke groei zit in het aantal bezoekers en dat de inschatting dat Soldaat van Oranje – De Musical slechts een half jaar zou draaien, eigenlijk een complete onderschatting was, dan weet je dat je moet professionaliseren.”

Exact
In die periode werd al wel met de software van Exact gewerkt. “Via onze accountmanagers van Exact kwamen we in contact met Parentix. Sterker nog: ook toen was Parentix al de nummer één hostingprovider van Exact software.. Ik ging in gesprek met Rogier van Nimwegen. Ik merkte meteen dat hij de juiste vragen stelde. Hij voelde precies aan wat wij wilden en waar ons belang lag. Ook zag ik dat Parentix – toen nog een potentiële leverancier – in staat was om mee te groeien met ons en daarmee ook nieuwe ontwikkelingen kon faciliteren. Daarnaast werken wij op twee locaties. In Amsterdam en in de TheaterHangaar in Katwijk waar de voorstellingen plaatsvinden. Maar los daarvan: mijn assistent en ik wilden ook ‘gewoon’ de mogelijkheid hebben om vanaf elke plek te kunnen inloggen.”

Jort erkent dat het besluit om met Parentix in zee te gaan snel werd genomen. “De beslissing om de automatiseringsomgeving aan te passen viel eind 2013, waarbij de overgang van Exact naar de hosting-omgeving voor mij prioriteit kreeg. Halverwege maart 2014 stond tenslotte de accountantscontrole al gepland en daarvoor is het wel noodzakelijk dat de toegang tot Exact gewaarborgd was. Juist voorafgaand aan en tijdens die periode is het van belang dat de financiële gegevens betrouwbaar en snel ter beschikking staan.”

Synergy
NEW Productions BV. besloot verder om de ‘hosted omgeving’ voor het administratieve boekhoudpakket af te nemen. “Ook werken we met Exact Synergy; binnen dát programma keuren we onze facturen goed.”
Volgens Jort is het bij de opstart van een dergelijk automatiseringstraject van belang dat je in het voortraject alles durft te benoemen. Maar, kun je werkelijk alles weten? “Het is en blijft natuurlijk lastig maar in die zin wil ik vertrouwen op een leverancier. Anderzijds ga ik ook niet meteen akkoord als een verkoper roept: ‘Alles is mogelijk’. Ik wil dus ook het verhaal en de argumenten daarachter horen. Een leverancier dient te beredeneren vanuit oplossingen.”

Als Jort wordt gevraagd wat voor hem het állerbelangrijkste aspect waar een leverancier – in dit geval dus: Parentix – rekening mee moet houden, dan komt het antwoord meteen: “De betrouwbaarheid! We kunnen het ons niet permitteren dat vertrouwelijke gegevens op straat komen te liggen. Dat wil overigens geen enkel bedrijf. Dat is zó essentieel! En, er moet een garantie zijn over de backbone. Data moeten weer terug te vinden zijn als er een complete uitval zou zijn. Overigens hebben we bij aanvang een nuttige testperiode gehad. Dat was fijn. Het gaf ‘feeling’, we konden daardoor aanvullende vragen stellen die prima werden beantwoord. Het bleek de basis voor een prima samenwerking.”