Verenigde Scholen J.A. Alberdingk Thijm 2017-12-03T12:17:55+00:00
Als je het hebt over betrouwbaarheid, dan is dat helemaal op orde. Ook de bereikbaarheid is goed. Want op het moment dat er toch onverwacht ‘nood aan de man is’, bleek dat oplossingen snel konden worden aangereikt.

Ruim anderhalf jaar geleden was de Verenigde Scholen J.A. Alberdingk Thijm Scholengroep (VSAT) in Hilversum op zoek naar het antwoord op een wezenlijke (ICT)-uitdaging. “Onderhoud en support legden een te groot beslag op ons systeembeheer,” legt Benjamin Hamstra, verantwoordelijk voor het financiële deel, uit. “Voor ons was het bovendien van belang dat we sneller, efficiënter en effectiever méér gegevens uit onze administratie konden ophalen. Dat moest dan óók nog eens locatie-onafhankelijk zijn. We zijn uiteindelijk bij Parentix gekomen.”

Volgens Benjamin is een ‘Real-Time’ inzicht steeds belangrijker geworden. “Het gaat dus niet alleen om de maandelijkse financiële rapportages die we willen uitdraaien. We willen ook weten hoe de stand van zaken op een bepaald moment is, als we daar behoefte aan hebben. Immers, het geeft je de kracht om beter in te spelen op onverwachte vraagstukken. Het maakt je flexibeler. Maar je kunt daardoor ook beter bijsturen.”

Benjamin vertelt dat er meerdere scholen, die zijn aangesloten bij de VSAT, zijn gekoppeld aan een centrale administratie. “Maar dat aantal kan ook plots veranderen. Net als de regelmatige mutaties in het personeelsbestand, waardoor er gebruikerswisselingen ontstaan en wellicht ook andere en nieuwe autorisaties nodig zijn.”

“Omdat we de gehele administratie hebben ondergebracht in Exact Globe, was Parentix – als hostingpartij – feitelijk de eerste en meest voor de hand liggende optie,” zo vervolgt Benjamin. “Vanaf het moment dat we in gesprek gingen, was het gevoel goed, ware het niet dat wij wel kritische vragen hadden over het Service Level Agreement (SLA). Zo is voor ons het ‘Meten Is Weten’-aspect van groot belang. Ook begreep ik niet alles direct uit het SLA. Tegelijkertijd ervoeren we wel dat die kritische vragen, die uiteraard ook gelieerd waren aan de complexheid van onze organisatie, van goede antwoorden werden voorzien waardoor we een prima overeenkomst konden sluiten.”

Toch is en blijft het volgens Benjamin altijd ‘spannend’ als de migratiewerkzaamheden daadwerkelijk gaan beginnen. “Vanzelfsprekend heb ik me – als nieuwe klant – afgevraagd of Parentix werkelijk uitvoert wat ze belooft. Want in die zin zijn wij – als scholengroep – niet anders dan elke andere klant van Parentix. Wij willen waar voor ons geld.”

Volgens Benjamin is dat laatste aspect volledig waargemaakt. “Als je het hebt over betrouwbaarheid, dan is dat helemaal op orde. Ook de bereikbaarheid is goed. Want op het moment dat er toch onverwacht ‘nood aan de man is’, bleek dat oplossingen snel konden worden aangereikt. Zo was het op een gegeven moment ineens niet mogelijk om op één van de locaties bepaalde rapportages te openen. Dat is wel zo handig als je daar een bespreking hebt. Het werd opgelost. Prima dus. Ook toen we overstapten op het hosted platform van Parentix, dus alles in de cloud, ontstond er een moment waarop we niet meer konden printen. Parentix heeft dit toen snel met óns systeembeheer kunnen kortsluiten. Daar hoef ik – als eindverantwoordelijke voor financiële zaken– overigens ook niet tussen te zitten. Die technische jongens van Parentix spreken dezelfde taal als de mannen van onze afdeling systeembeheer. Lekker werken dus!”

Maar bovenal gaat het ook om een persoonlijke klik, zo besluit Benjamin. “Ik houd niet van gladde verkopers. Ik wil denken: ‘Dat is een goede vent. Die heeft het oprecht goed met ons voor’. En dát gevoel heb ik met de accountmanager en andere medewerkers van Parentix. Het is uiteindelijk de basis voor een goede samenwerking.”

Resultaat
Op het platform wordt een uitgebreide Exact omgeving gehost, bestaande uit Exact Globe (inclusief Inkomend Factuur Register en de Software Development Kit Client), Exact Synergy Enterprise, ScanSys, Exact Event Manager en Microsoft Reporting. Daarnaast is Single sign on geïmplementeerd voor alle gebruikers. Vanaf verschillende schoollocaties zijn deze applicaties beschikbaar, geïntegreerd met de lokale IT omgeving.

Over Verenigde Scholen J.A. Alberdingk Thijm
De Verenigde Scholen J.A. Alberdingk Thijm biedt primair en voorgezet onderwijs in het Gooi op katholieke grondslag. Het onderwijs gaat uit van het principe dat alles met elkaar verbonden is, het holisme. ICT en tweetaligheid/internationalisering zijn motoren van ontwikkeling. De organisatie bestaat uit 23 scholen, 17 basisscholen en 6 scholen voor voortgezet onderwijs met in totaal 750 medewerkers. Zie www.atscholen.nl voor meer informatie.

X