Ze weten waar ze het over hebben, ook als het om complexe organisaties gaat. Ze staan voor wat ze zeggen en houden zich aan afspraken.
Sophia France - Manager Bedrijfsadministratie, VU Medisch Centrum

Business case
Het VU medisch centrum (VUmc) is een groot en vooral complex bedrijf. Er zijn 5000 mensen in dienst en veel, diverse geldstromen: voor patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs. It’s Us, partner van Parentix, adviseerde een oplossing om die zo goed mogelijk inzichtelijk en stuurbaar te maken en te houden.
De drie hoofdonderdelen van VUmc (Zorg, Opleiding en Onderzoek) hebben sinds 2007 een decentrale administratie. Elke divisie heeft op haar beurt een eigen divisiebureau en beheert haar fondsen via eigen bv’s en stichtingen. VUmc bestaat daardoor nu uit 2 holdings, 10 bv’s en een aantal stichtingen. Om de financiële administratie van al die verschillende bedrijfsonderdelen in goede banen te kunnen leiden, zocht manager bedrijfsadministratie Sophia France een flexibel systeem.
In het verleden heeft Sophia France met Exact for Dos gewerkt. ‘Dat vond ik toen al een fijn pakket. Het was gebruikersvriendelijk en je kon er snel mee aan de slag.

Natuurlijk hebben we ook een aantal andere grote spelers bekeken, maar uiteindelijk is de keuze gevallen op Exact Globe: een gerenommeerd pakket. Exact is een stabiel bedrijf, dat veel doet aan systeemontwikkeling. Via Exact zijn we in contact gekomen met It’s Us, partner van Parentix. It’s Us heeft Exact Globe en Vision Planner geïmplementeerd en de hosting ondergebracht bij Parentix.
De systeembeheerafdeling van VUmc is al vrij zwaar belast. Om die reden heeft Sophia France gekozen voor hosting van Exact Globe door Parentix: ‘Dat is voor ons heel prettig en een zorg minder. We hebben nu geen omkijken meer naar onderhoud en back-ups. Iedereen is heel tevreden over de hosting. Gebruikers merken er niets van dat Exact Globe en VisionPlanner ergens anders draaien.

Oplossing
Ten tijde van dit interview was Exact Globe voor 3 bv’s van VUmc geïmplementeerd. Wat Sophia France tot nu toe gezien heeft van het pakket, voldoet aan al haar verwachtingen. ‘De mogelijkheden die het pakket biedt, sluiten goed aan bij onze situatie. Exact Globe is makkelijk, flexibel – je gebruikt de modules die je nodig hebt – en kan snel uitgerold worden voor de andere bv’s. Met de komst van de bv-structuur ontstond de noodzaak voor een goede eenduidige administratie.

Daarom beginnen we hierna met de implementatie van Visionplanner, een consolidatietool dat ons in staat stelt de cijfers in jaarrapporten en balansen van de verschillende bedrijfsonderdelen op te tellen en door te verdelen. De boekhouding van VUmc zelf staat in Oracle, die van de bv’s straks allemaal in Exact Globe. Visionplanner kan gegevens uit de database van zowel Oracle als Exact Globe halen. Naar verwachting kunnen ze samen straks iets nieuws, iets moois opleveren.’

Hosted oplossing
Voor VU Medisch Centrum is een Hybrid Hosting oplossing geadviseerd, een unieke combinatie van onze Shared en Private Hosting diensten. De voorkant van de oplossing kan volledig naar bedrijfsspecifieke eisen, wensen en behoefte worden ingericht. Hiermee worden kosten bespaard door de achtergrondinvestering te delen, maar wordt veel flexibiliteit geboden voor specifieke applicaties.

Ervaring met Parentix
Parentix heeft veel kennis van business applicaties en met name Exact Globe. Dat is in veel zaken te merken. Ze weten waar ze het over hebben, ook als het om complexe organisaties gaat. Ze staan voor wat ze zeggen en houden zich aan afspraken.

Over
VU medisch centrum is een universitair medisch centrum. De 5000 medewerkers houden zich daarom niet alleen met patiëntenzorg bezig, maar verrichten ook wetenschappelijk onderzoek en verzorgen opleidingen.
VU Medisch Centrum staat voor onderscheidende patiëntenzorg, hoogwaardig wetenschappelijk onderwijs en grensverleggend onderzoek. VU medisch centrum koppelt geloof in persoonlijke, integere en respectvolle behandeling van mensen aan gezonde ambitie en fundamentele nieuwsgierigheid.